Cuánto cuesta de verdad reemplazar una operación que corre en Excel

Toda operación que corre en hojas de cálculo ya tuvo esta conversación internamente, por lo menos dos veces. Alguien señala que el archivo se volvió estructural. Alguien más pregunta cuánto costaría reemplazarlo. Sale un número, todos hacen una mueca, y el archivo sobrevive un año más.

La mueca casi siempre responde al número equivocado. La cotización por construir el sistema rara vez es lo que hunde estos proyectos. Lo que los hunde es todo lo que la cotización no menciona, y el hecho de que nadie lo costeó porque nadie lo nombró.

Aquí está el resto de la cuenta.

Los datos están peor de lo que crees

Todo proyecto de reemplazo tiene un momento, normalmente en la semana dos, en el que alguien abre el histórico y descubre que un campo que debía ser una fecha contiene once formatos distintos, tres de ellos en prosa. Eso no es señal de una operación mal llevada. Es lo que le pasa a cualquier columna en la que cien personas capturaron durante seis años sin nada que las detuviera.

El costo es real y casi nunca está en la cotización. Alguien tiene que decidir en qué se convierte "aprox. mediados de marzo". Esa no es una decisión de desarrollo: es operativa, y necesita a la persona que lo escribió.

Presupuéstalo de forma explícita. En la plataforma de siniestros que construimos y operamos, el mapeo y la migración de datos fue una línea de trabajo con nombre y responsable propio, no una tarea dentro de "construir". La alternativa es una migración que reescribe tu historia en silencio, según lo que al script de importación le resultó cómodo.

Operar en paralelo no es opcional, y es caro

Durante algún periodo tu equipo hará el trabajo dos veces: una en el sistema nuevo y otra en lo que todavía funciona con certeza. Todo el mundo lo sabe. Casi nadie lo costea.

La operación en paralelo es la fase más cara del proyecto, porque es la única que consume el tiempo de tu equipo operativo y no el nuestro. Dos semanas de un equipo de 40 personas trabajando en dos sistemas es un número real, y pertenece al caso de negocio desde el principio, no como sorpresa en el mes cuatro.

También es innegociable. La alternativa es un corte en seco donde el primer mes de datos en vivo es también la primera prueba real, y la primera prueba real falla frente a tus clientes.

El sistema que reemplazas nunca fue solo la hoja de cálculo

Esta es la que agarra desprevenida a la gente.

El archivo se ve, así que el archivo se reemplaza. Lo que en realidad sostenía la operación era el archivo más una estructura de carpetas de correo, más una convención de nombres en un disco compartido, más doce plantillas de Word ligeramente distintas, más una persona que sabe cuál de las doce es la vigente.

Reemplaza solo el archivo y no consolidaste nada: agregaste un sistema. Ahora la operación corre sobre la plataforma nueva y las carpetas de correo y el disco compartido, y quien sabía cuál plantilla era la vigente ahora también sabe cuál sistema manda.

El alcance que sí funciona es todo el recorrido que hace una unidad de trabajo, de principio a fin. Es un proyecto más grande que reemplazar la hoja de cálculo, y es la única versión que paga.

La adopción es un problema de diseño, no de capacitación

Si el sistema nuevo toma once clics para hacer lo que la hoja de cálculo hacía en dos, tu equipo va a mantener un Excel en la sombra. No están siendo difíciles. Tienen un trabajo que sacar y lo hiciste más lento.

La capacitación no arregla eso. Lo único que lo arregla es poner software funcionando frente a quienes lo van a usar, lo bastante temprano como para que sus objeciones todavía cambien el diseño. No una demo: la cosa real, con sus datos reales, mientras aún hay tiempo de actuar sobre lo que digan.

El corolario es incómodo: si no puedes conseguir unas horas al mes de atención de tu equipo operativo durante la construcción, el proyecto ya está en problemas y ningún presupuesto lo resuelve.

Las seis semanas después del arranque

El arranque no es el final del proyecto. Es el principio de la única parte que determina si funcionó.

En esas seis semanas van a aparecer los flujos que nadie mencionó porque eran demasiado obvios para mencionarlos, el proceso anual en el que nadie pensó porque ocurre en noviembre, y el reporte que un regulador exige en un formato que nadie documentó. Todo eso es normal. Lo que no es normal, y lo que mata a una cantidad sorprendente de proyectos por lo demás buenos, es descubrirlo cuando el equipo que lo construyó ya se fue.

Por eso operamos lo que construimos en lugar de entregarlo y desaparecer. No como línea de negocio, sino porque el software que nadie posee se degrada, y la entrega es el punto más confiable para que uno de estos proyectos muera.

Entonces, ¿cuánto cuesta?

Más que la cotización, y menos que no hacer nada otros tres años, que es la comparación que de verdad importa y la que casi nadie hace.

El costo del sistema actual se paga todos los días, en cantidades pequeñas, por gente que ya dejó de notarlo. Datos capturados dos veces. Un reporte armado a mano la noche anterior a la entrega. Una pregunta que debería tomar un segundo y toma una semana.

Eso también son partidas del presupuesto. Solo que cuesta más verlas, porque nadie te manda una factura por ellas.