Casi todo problema de reportes es un problema de plomería.
Los tableros son la parte fácil. La razón por la que tus números no coinciden está más arriba: en cómo se captura el dato, dónde vive y quién decidió qué significa un caso cerrado.
Dos reportes, dos respuestas, una junta.
Alguien hace una pregunta simple. Finanzas responde una cosa y operaciones otra. Los dos están leyendo datos reales. Ninguno se equivoca, exactamente: están contando cosas distintas, y nadie escribió nunca cuál es la definición de la empresa.
Comprar una herramienta de BI no arregla eso. Solo presenta el desacuerdo más rápido y a color.
El trabajo está aguas arriba: capturar bien el dato en el momento en que se crea, definir los términos una sola vez y hacer que la definición viva en el sistema y no en la cabeza de alguien.
¿Cuántos casos activos tenemos?
En disputa1,740
1,402
1,621
Aplica las definiciones. Mira cómo tres respuestas se vuelven una.
Tres áreas, tres respuestas, todas leyendo datos reales.
De la captura a la decisión.
Más o menos en el orden en que hay que resolver los problemas.
- 01
Modelo de datos y definiciones
Un solo significado para los términos que tu negocio discute, codificado donde no se pueda desviar: caso activo, mes cerrado, hora facturable.
- 02
Procesos y almacenamiento
Sacar la información de los sistemas que la guardan, en un calendario, de forma confiable, y con fallas que avisan en vez de quedarse calladas.
- 03
Tableros operativos
Hechos para quien toma la decisión esta tarde, no para quien pidió el reporte el trimestre pasado.
- 04
Reportes de dirección y consejo
El paquete mensual, generado en lugar de armado, para que nadie dedique tres días al mes a reconstruirlo en una hoja de cálculo.
- 05
Conciliación y controles
Revisiones automáticas que muestran una diferencia el día que aparece, y no durante un cierre de trimestre que de por sí ya viene tenso.
- 06
Reportes embebidos
Los números dentro de la herramienta donde ocurre el trabajo, para que la gente no tenga que ir a otro lado a enterarse de cómo va.
Definiciones antes que tableros.
Un tablero construido sobre definiciones en disputa solo mueve la discusión a una pantalla más grande.
- 01
Definir
Acordar qué significan las palabras, en una sala con la gente que no está de acuerdo. Es la semana menos técnica y más valiosa del proyecto.
- 02
Capturar
Arreglar el punto de entrada. El dato que nace mal no se repara después, solo se concilia.
- 03
Modelar
Una estructura que responda las preguntas que sí haces, en vez de una copia fiel de lo que los sistemas de origen guardan por casualidad.
- 04
Entregar
Tableros, reportes y alertas; después observamos cuáles se abren y quitamos los que no.
Un solo número, y todos pueden decir de dónde salió.
Definiciones acordadas